建立与运用关键指标KPI库

什么是KPI和KPI库༟

KPI༌即关键绩效指标༌是衡量公司战略实施效果的关键指标༌其目的是建立一种机制༌将公司战略转化为内部过程和活动༌从而不断增强公司的核心竞争力并获得持续的发展。

区别于一般的绩效指标༌KPI应具备以下几个基本特征༚

诚然༌没有系统的KPI库同样可以建立起绩效管理和考核体系༌但建立一个好的KPI库却有以下一些难以替代的优点༚

1、 根据公司战略目标制定公司级KPI

分析公司战略目标及价值观༌确定关键的绩效领域༌并运用平衡记分卡、鱼骨图等方法༌确定公司级的关键绩效指标。

2、 分解公司KPI

为了公司战略目标的层层传递༌应在公司级KPI的基础上将绩效指标分解到各个部门、各个职位༌使KPI能有效地指导员工的工作。分解公司级KPI主要基于业务流程及组织结构༌而不是对目标数字或任务的“2=1+1”式的简单分解。

3、 对KPI进行定义༌初步建立起KPI库

将已经确定的KPI进行定义༌并形成集合༌就形成了一个初步的KPI库。以下以“生产计划达成率”和“”为例说明定量指标及定性指标定义所应包含的要素。

4、 确定每一职位的KPI༌并对KPI库进行修正

确定了部门KPI后༌结合职位说明书及流程要求筛选得出各职位KPI。需要指出的是༌各职位应负责的绩效指标中有一部分是可以从已初步建成的KPI库中找到的༌这些KPI无需重新定义༌但可借此复核KPI库的指标定义是否规范及是否需要修正༛而对于在KPI库中不存在的指标༌则需要进行定义༌并加入KPI库。当所有职位的KPI确定以后༌一个完整的KPI库就基本完成了。

5、 对KPI库进行审核、完善

对KPI库中的指标进行最后的审核༌看看它们是否具备系统性、唯一性、关联性等特点及是否很好地承接了公司的战略目标、体现了公司的价值观༌并在必要的时候对其进行完善。

KPI库的运用

KPI库实际上是提供了一种更为有效的设定关键绩效指标的方法༌它不仅能被普遍地运用于绩效管理的各个阶段和许多方面༌还可作为一种管理手段运用于组织的设计、优化及业务流程的梳理、再造等。

人力资源部及部门主管解释职位的有效工具 将职位说明书和KPI库结合起来༌可以比较全面、准确地描述职位的内容、职责及公司对该职位业绩关注的重点༌一方面保证了人力资源部门、部门主管及员工对职位理解的一致性༌另一方面也使员工更好地理解并承接公司的战略及部门的任务和目标。

运用于绩效目标制定和绩效评价 由于每个职位的KPI都包含于KPI库中༌而库中的每一个KPI都有明确的定义、计算方法、数据来源及评分标准等༌在绩效管理过程的初期༌管理者只需和下属员工共同确认相关的KPI及相应的权重༌即可完成绩效目标的制定༌而且不会产生指标和目标上的歧义༌使过程变得更为简单、有效。同样的道理༌绩效评价的结果也更具客观性和说服力༌从而减少了对评价及得分标准的争议。

运用于检查组织及业务流程设计的合理性 KPI库作为一个系统༌能够独立于部门或职位而存在。KPI库中的指标来源于公司战略目标和流程的分解༌反过来༌在建立KPI库的过程中༌自始至终都在对公司战略目标传递及价值观传播的有效性进行检查༌对业务流程的合理性进行梳理༌进而对组织及业务流程的优化提出相应的要求和目标༌改善运作管理。我们知道༌无论公司采用何种组织形式༌运用怎样的业务流程组织运作及为客户提供服务༌由于组织目标和方向并没有实质性不同༌因此大部分关键绩效指标也不会有本质上的差异。在进行组织优化或重新设计及流程再造的过程中༌可以对照KPI库来检验组织及流程设计的合理性༌因为KPI库中的主要指标都应由组织及流程的某一部分来合理承接。

许多公司在设立KPI的过程中༌总想着参考其他公司的相关指标༌或干脆寄希望于某些所谓的“KPI库”༌甚至花钱去购买这些东西。殊不知༌这些所谓的“KPI库”只是一些指标的简单罗列༌既没有完整的定义༌也不能反映本公司的特点及战略༌是不是关键或主要的指标就更不得而知了༌这与我们上面所讲的公司KPI库根本不是一回事。建立KPI库是一项系统的工程༌对管理基础较为薄弱或刚刚引入规范绩效管理的公司来说༌必然会有一些难度。我个人的建议是༚面对困难༌瞻前顾后不如迎难而上༌先建立起部门KPI库༌再逐步建立并完善公司KPI库。

• 避免指标歧义和导向不一致 很多公司在制定绩效指标时༌各部门、各职位往往是各自为政༌将相互联系的战略整体人为的分割开来。这将必然导致༚1、在不同的部门甚至同一部门不同职位之间所采用的同一指标所包含的意义、考核内容和重点不一致༛2、对某一因素的衡量难以避免地采取了不同的方法和标准。由于KPI本质上应恰当地反映并传递公司的战略和价值导向༌因此༌指标本身的歧义必然导致公司战略目标传递及价值观、文化传播的不一致。
• 避免考核标准和目标不一致 对不同部门或不同职位某一业务、目标因素的考核应该具有统一的标准༌应有一定的可比性。但如果没有系统的KPI库༌由于指标反映的内容有差异༌将不可避免地导致考核标准和目标设定的不一致。
• 便于指标修改和更新 在指标设定的过程中我们经常发现༚不同部门或同一部门内许多职位的KPI是完全相同的༌如人均培训时间༈针对部门主管༉、物耗率༈针对车间操作职位༉等。然而༌KPI的制定并非一次就能完全确定༌往往在制定的过程中及结束后要对KPI的定义作反复修改。在这种情况下༌每做一次修改就需要对不同部门或不同职位的同一KPI同步做出修改༌且不论修改的工作量和操作性༌只要稍有不慎就会出现遗漏或修改错误。同时༌随着公司战略目标及业务重点的改变༌各部门及职位的KPI也应随之作相应修改༌此时也会遇到以上同样的问题。如果建立了系统的KPI库༌则问题一下子变得简单了༌只需对KPI库的指标定义作一次修改就可大功告成༌既不会出现遗漏༌也不会出现定义偏差。

• 系统性 KPI库中的指标组合应能全面、完整地反映公司或部门及各职位的战略目标和业务重点。同时༌所有职位的KPI都应被包含在KPI库中༌无一遗漏。
• 唯一性 KPI库中的各个指标应是唯一的༌不能有同样的两个指标出现在一个库中。同时༌每一个KPI应能独立地反映一项战略目标或业务重点的全部或某一方面。
• 关联性 KPI库的各指标之间应具有一定的关联性༌而不是相互孤立存在༌指标与指标之间应具有承接或支持关系。例如༌在一个公司的KPI库中༌如果仅有订单保障率而没有产品库存成本是没有意义的。

• 重要性 对公司的整体价值和业务重点的影响相对重大。
• 可衡量性 KPI必须有明确的定义、计算方法、评分标准以及数据采集的方法༌易于操作且不易产生歧义。
• 可控性 KPI的责任主体应对指标具有较强的控制力༌也就是说༌员工能通过行动来影响指标结果༌促使指标值向战略指引的方向发展。