物料采购流程
一、物料采购计划流程
物料采购计划由供应部经理负责。
（一）物料采购计划作业流程（图24－4）
（二）各步骤的操作方法
l ①生产厂生产计划：取得生产厂生产计划，确定各种物料的消耗量；
l ②物料库存情况：取得物料库存情况报表，确定各种物料库存情况；
l ③确定保险储备量：根据每天消耗情况和订货周期，确定保险储备量；
l ④提出采购计划草案：根据生产计划、物料库存情况和保险储备量，编制采购计划草案；
l ⑤组织讨论：组织本部门采购人员就采购计划草案进行讨论，报生产事业部副总经理审批（10万元以上的采购计划）；
l ⑥分送采购计划：将批准后的采购计划分送财务部和生产厂。
二、物料采购
物料采购由供应部经理和采购员负责。
（一）物料采购作业流程（图24－5）
（二）物料采购各步骤的具体操作方法
l ①市场调查：通过互联网或其他渠道，调查了解低聚糖厂和酒厂所用主要原料和包装材料的供应商状况、市场供求状况和价格状况；
l ②选择供应商：根据市场调查情况，提出供应商选择方案，报供应部经理决定供应商，对主要原料、主要包装材料和机器设备一般要实行招标的方式确定供应商；
l ③签订合同：供应商确定后，与其商谈供货的各种细节问题，并提出合同草案，报采购部经理审批；
l ④运输和验收：需要本公司承运的货物，联系运输车辆，组织货物运输；无论是本公司承运还是供应商送来的货物到达时，本岗位都要参与货物的验收，确保入库的货物与合同所规定的货物相一致；
l ⑤付款：根据购货合同和本公司现金流转状况，从供应商处取得相关票证，在本公司内部办理付款手续；
l ⑥供应商评价：根据和供应商业务交往的情况，分析评价是否继续与该供应商保持业务关系。
三、物料采购合同管理
物料采购合同管理由供应部经理直接负责。
（一）物料采购合同管理流程（图24－6）
（二）各步骤的具体操作方法
l ①签约前的管理：采购合同签订前，本岗位审阅合同条款，确保合同条款维护本公司利益；
l ②履约中的管理：按采购业务人员归集采购合同，并及时提醒采购业务人员履行合同中的条款；
l ③履约后的管理：将履约后的合同按供货单位分类归档，并妥善保管。
四、物料采购台账管理
物料采购台账管理由采购员负责。
（一）先收货后付款方式下的采购台账管理
（1）该方式下的采购台账管理流程图如图24－7。
（2）采购台账按供货单位设置，其具体格式如表24－3所示。
表24－3 采 购 台 账
供货单位：
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年 |
收 货 |
发 票 |
付款 |
余 额 |
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月 |
日 |
货物名称 |
数量 |
计划单价 |
号码 |
金额 |
借方 |
贷方 |
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本月合计 |
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（3）各步骤的具体操作方法如下：
l ①取得入库单：货物到达后，本岗位人员参与验收，并取得入库单；
l ②登记台账：根据入库单登记采购台账中的“收货”栏；
l ③取得发票：收取或催收供货方的增值税专用发票或其它发票；
l ④登记台账：根据发票登记采购台账中的“发票”栏，并将发票交财务部；
l ⑤汇款证明单：根据采购人员意见，开具支付采购货款的“汇款证明单”，报相关人员批准；
l ⑥登记台账：根据付款后的“汇款证明单”，登记采购台账中的“付款”栏；
l ⑦后续付款：对未付货款编制“汇款证明单”，报相关人员批准，并根据付款后的“汇款证明单”登记采购台账中的“付款”栏；
l ⑧编制采购报表：根据采购台账编制如下三种采购报表，报供应部、财务部和生产事业部副总经理：货到款清采购情况表；货到款项部分支付采购情况表；货到款未付采购情况表。
（二）先付款后到货方式下的采购台账管理
（1）该方式下的采购台账管理流程图如图24－8。
（2）采购台账按供货单位设置，其格式同上。
（3）各步骤的具体操作方法如下：
l ①汇款证明单：根据采购人员意见和采购合同，开具预付采购货款的“汇款证明单”，报相关人员批准；
l ②登记台账：根据“汇款证明单”将预付货款在采购台账中的“付款”栏中予以登记；
l ③取得入库单：货物到达后，本岗位人员参与验收，并取得入库单；
l ④登记台账：根据入库单登记采购台账中的“收货”栏；
l ⑤取得发票：收取或催收供货方的增值税专用发票或其它发票；
l ⑥登记台账：根据发票登记采购台账中的“发票”栏，并将发票交财务部；
l ⑦汇款证明单：根据采购人员意见和采购合同，开具支付余款的“汇款证明单”，报相关人员批准；
l ⑧登记台账：根据付款后的“汇款证明单”登记采购台账中的“付款”栏；
⑨编制采购报表：根据采购台账编制如下三种采购报表，报供应部、财务部和生产事业部副总经理：款清货到采购情况表；款项部分支付货到采购情况表；款付货未到采购情况表。
